Virtuelle Gesellschafterversammlungen – ein Schritt in die Zukunft
Die anlässlich der COVID-19-Pandemie mit dem Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19 (COVID-19-GesG) geschaffene Möglichkeit, „virtuelle Versammlungen“ von Gesellschaftern und Organmitgliedern abzuhalten, hat sich in der Praxis als effiziente Alternative zu Versammlungen mit physischer Anwesenheit der Teilnehmenden etabliert und stellt nunmehr bei vielen Gesellschaften nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel dar.
Nachdem die gesetzlichen Grundlagen bislang eine zeitliche Befristung dieser Möglichkeit vorsahen, soll nunmehr mit dem neuen Virtuelle Gesellschafterversammlungen-Gesetz (VirtGesG), das am 14.7.2023 in Kraft getreten ist, eine dauerhafte gesetzliche Grundlage für virtuelle und hybride Versammlungen geschaffen werden. Dies ist nicht nur angesichts der fortschreitenden Digitalisierung zu begrüßen, sondern räumt Gesellschaftern eine mitunter sehr wertvolle Flexibilität ein. So können diese von jedem beliebigen Ort der Welt aus an virtuellen Generalversammlungen teilnehmen und sich die mit der An- und Abreise zum Ort der Versammlung verbundene Reisezeit sparen.
Das VirtGesG gilt für Kapitalgesellschaften, Genossenschaften, Vereine, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleine Versicherungsvereine und Sparkassen und fasst diese unter dem Begriff „Gesellschaften“ zusammen. Damit regelt das VirtGesG nur Gesellschafterversammlungen, nicht aber auch Organversammlungen (insbesondere die Versammlungen der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrats). Dabei unterscheidet das VirtGesG zwischen (einfachen und moderierten) virtuellen Versammlungen und hybriden Versammlungen.
Einfache virtuelle Versammlungen setzen eine Teilnahmemöglichkeit mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung voraus, wohingegen für die Durchführung moderierter virtueller Versammlungen die optische und akustische Übertragung in Echtzeit genügt. In beiden Varianten allerdings müssen die Gesellschafter die Möglichkeit haben, sich während der Versammlung zu Wort zu melden, an allen Abstimmungen teilzunehmen und gegebenenfalls Widerspruch zu erheben. Einfache virtuelle Versammlungen erfolgen in aller Regel im Wege einer klassischen Videokonferenz, wobei die gängigen Videokonferenztools wie beispielsweise Microsoft Teams auch bereits Funktionen enthalten, die für die Durchführung einer moderierten virtuellen Versammlung nützlich sein können. Dazu zählt etwa die Möglichkeit, dass bestimmte Personen erst nach „Freischaltung“ durch etwa einen Organisator sprechen können. Hybride Versammlungen stellen eine Kombination aus einer physischen und einer virtuellen Versammlung dar, wobei es den einzelnen Teilnehmern überlassen bleibt, ob sie physisch oder virtuell an der Versammlung teilnehmen. Bei der Durchführung hybrider Versammlungen ist zu gewährleisten, dass physische und virtuelle Teilnehmer gleichwertig behandelt werden.
Unabhängig von den unterschiedlichen Gestaltungsmöglichkeiten setzt die Abhaltung (einfacher und moderierter) virtueller und hybrider Generalversammlungen voraus, dass diese Möglichkeit explizit im Gesellschaftsvertrag vorgesehen ist. Bei der vertraglichen Gestaltung selbst sieht das VirtGesG wiederum unterschiedliche Varianten vor.
Wenn auch Sie fit für die Gesellschafterversammlungen der Zukunft sein wollen, empfehlen wir Ihnen, den Gesellschaftsvertrag prüfen und bei Bedarf ändern zu lassen. Sollten Sie Fragen dazu haben, steht Ihnen Mag. Jonna Eberl LL.M. (jonna.eberl@h-i-p.at) zur Verfügung.