„Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“ – so auch den virtuellen Generalversammlungen. Nachdem die ersten virtuellen Generalversammlungen geschlagen sind, folgt eine kurze (nicht vollständige!) Übersicht, wie auch eine virtuelle Generalversammlung erfolgreich möglich ist:
Die Einladung:
• Klar ist, dass eine virtuelle Generalversammlung nur zulässig ist, wenn die Mitglieder an dieser auch teilnehmen können. Beispielsweise kann ein Bergbauernverein, bei dem die Hälfte der Mitglieder über keinen stabilen Internetanschluss verfügt, keine virtuelle Generalversammlung abhalten.
• In der Einladung müssen Sie bereits das verwendete Videokonferenzsystem benennen, einen konkreten Einladungslink müssen Sie nicht mitsenden. Um technische Pannen bei der Übermittlung erkennen zu können, empfehlen wir, den Link zumindest einen Tag vor der Versammlung zu senden. Sinnvollerweise nutzen Sie ein Videokonferenzsystem, das auch eine anonyme Abstimmung ermöglicht (üblicherweise ist dies bei Systemen der Fall, die „Webinare“ erlauben). Verpflichtend muss das Videokonferenzsystem eine Diskussion der Teilnehmer ermöglichen. Sinnvoll ist auch eine (schriftliche) Chatfunktion.
• Bereits in der Einladung müssen Sie darauf hinweisen, dass eine Abstimmung nur möglich ist, wenn das Mitglied die Software verwendet. Die Bereitstellung von zusätzlichen telefonischen Einwahlnummern ist nicht notwendig.
• Wir empfehlen eine „Testgeneralversammlung“ (beispielsweise) einen Tag vor der eigentlichen Generalversammlung. Im Rahmen dieser kann sich nicht nur der Vorstand an die Situation gewöhnen, sondern können auch alle Mitglieder testen, ob das verwendete Videokonferenztool funktioniert und eine Abstimmung möglich ist.
• Der Vorstand legt die maximale Dauer von Wortmeldungen pro Teilnehmer fest.
Die Generalversammlung:
• Es hat sich bewährt, Versammlungsleitung und Technik voneinander zu trennen. Neben dem Vorstand soll daher ein technischer Moderator mitwirken, der die Generalversammlung technisch „leitet“. Er ist beispielsweise dafür verantwortlich, im Chatfenster (technische) Anfragen zu beantworten, er protokolliert die Anwesenheit und schaltet das jeweilige Mikrofon frei, nachdem der Vorstand einem Mitglied das Wort erteilt hat.
• Der Zugang zur elektronischen Versammlung soll bereits einige Minuten vor Beginn freigeschaltet werden, damit sich die Teilnehmer einfinden können.
• Bevor die Generalversammlung beginnt – wenn alle Teilnehmer anwesend sind – erklärt der Moderator die Regeln der virtuellen Versammlung und den technischen Ablauf:
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- – Die Teilnehmer müssen ihren vollständigen Namen benützen, damit die Anwesenheit überprüft werden kann.
- – Der Moderator erklärt den Mitgliedern die Chatfunktion.
- – Der Gesprächsleiter erklärt, wie sich Mitglieder zu Wort melden können (etwa durch eine Chatnachricht oder „Handheben“ im verwendeten Videokonferenzsystem).
- – Der Moderator führt eine Testabstimmung durch, damit die Teilnehmer sich an die neue Umgebung gewöhnen können.
- – Bei größeren Versammlungen empfiehlt es sich, dass die Mitglieder aufgefordert werden, in der Chatfunktion als persönliche Nachricht für den Gesprächsleiter nochmals ihren Namen bekanntzugeben (diese Liste kann anschließend einfach als Anwesenheitsliste gespeichert werden).
• Der Moderator erinnert an die maximale Dauer von Wortmeldungen.
• Eine Stimmrechtsübertragung ist im Rahmen der virtuellen Generalversammlung nur möglich, wenn die verwendete technische Lösung dies unterstützt.
• Während der Generalversammlung sind die Abstimmungsergebnisse mittels Screenshots zu dokumentieren und abzuspeichern – auch das ist Aufgabe des „Technikers“.
• Vor Beginn jeder Abstimmung muss den Mitgliedern mitgeteilt werden, wie lange eine Abstimmung möglich ist. In der Praxis hat sich gezeigt, dass eine Abstimmungsdauer von ein bis zwei Minuten ausreichend ist.
Selbstverständlich unterstützen wir Sie gerne bei der Abhaltung einer virtuellen Generalversammlung. Eine kurze Anfrage genügt (markus.doerfler@h-i-p.at).